O sposobach udostępniania dokumentacji medycznej dowiecie się z art. 27 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Wymienione w przepisie sposoby udostępniania dokumentacji nie są uporządkowane hierarchicznie. Wybór rodzaju udostępnienia może być zależny albo od podmiotu, któremu ją udostępniamy albo od treści wniosku wskazującego jeden ze sposobów.

Fakt udostępnienia dokumentacji medycznej musi zostać udokumentowany w wykazie wraz ze wskazaniem, komu, w jaki sposób i jaka informacja została udostępniona.

Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w pięciu trybach:

1) przez wgląd do dokumentacji oraz baz danych w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych;

Dokumentacja medyczna udostępniana jest do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń. Wgląd może nastąpić także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia. Oczywiście jeśli dokumentacja jest pacjentowi w ten sposób udostępniana, dane, które zostaną mu przedstawione, mogą dotyczyć tylko i wyłącznie jego osoby. Udostępnienie dokumentacji w ten sposób jest nieodpłatne.

2) przez sporządzanie odpisów, wyciągów i kopii

Udostępnienie dokumentacji w tym trybie może być dokonane odpłatnie na koszt wnioskodawcy, jeśli podmiot udzielający świadczeń zdecyduje się ustanowić taką opłatę. Najczęściej wysokość opłat określona jest w regulaminie placówki. Niemniej przepisy prawa wskazują na maksymalne kwoty.

3) przez wydanie oryginału dokumentacji z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu;

W przypadku udostępniania oryginału dokumentacji podmiot będący jej właścicielem powinien zadbać o pokwitowanie jej odbioru, zastrzegając sobie obowiązek zwrotu po wykorzystaniu. W praktyce oryginały dokumentacji najczęściej udostępniane są prokuraturze czy też sądom w związku z toczącym się postępowaniem. W takich okolicznościach wydawane są postanowienia o obowiązku przekazania oryginałów dokumentacji. Dokumentację należy wówczas bezwzględnie przekazać i po zakończeniu postępowania zadbać o jej zwrot do podmiotu leczniczego.

Zwracamy uwagę, że również zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.

4) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;

Musicie wiedzieć, że przepisy prawa nie regulują formy w jakiej można wnosić o udostępnienie dokumentacji medycznej. Przyjąć zatem można, że jedną z dozwolonych form jest żądanie udostępnienia dokumentów w formie elektronicznej. Ponieważ dane medyczne są danymi wrażliwymi, pamiętajcie o zachowania ostrożności przy ich udostępnianiu. Musicie być pewni, że maila otrzymaliście od osoby uprawnionej. Jeśli więc mail jest wysłany z adresu, który nie został podany np. w dokumentacji medycznej, należy podjąć próbę zweryfikowania tożsamości danej osoby. Jeśli nie będzie to możliwe, nie decydujcie się na jej przesłanie drogą elektroniczną.

Jeśli będziecie pewni co do tożsamości osoby wnoszącej o przesłanie dokumentów, dokumentację medyczną udostępnić należy w takim zakresie, w jakim zażądał pacjent.

Pamiętajcie też o zachowaniu bezpieczeństwa przy wysłaniu dokumentacji drogą elektroniczną.W świetle RODO zaleca się np. wysyłanie plików z dokumentacją medyczną, zabezpieczanych hasłem, które to następnie zostanie wysłane do pacjenta drogą SMS-ową na wskazany przez niego numer.

W tym miejscu zwracamy uwagę, że ewentualne przesłanie faksem dokumentacji medycznej nie stanowi doręczenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Potwierdza to wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5.12.2006 r. (III SA/WA 1836/06, Legalis), stwierdzając, że doręczenie pisma za pośrednictwem faksu nie jest doręczeniem za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

5) na informatycznym nośniku danych (podmiot udostępniający może żądać zapłaty za przygotowanie nośnika).

Dokumentacja medyczna może zostać także przekazana na informatycznym nośniku danych. Tutaj z kolei sięgnąć należy do definicji wynikającej z ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1114), zgodnie z którą nośnikiem tym jest materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.