Jak dobrze zabezpieczyć dokumentację medyczną w postaci elektronicznej?

Towarzyszący nam każdego dnia rozwój nowych technologii w znacznym stopniu dotyka także sektora ochrony zdrowia. Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej miała obowiązywać już w 2014 r., jednak ostatecznie spóźniona rewolucja weszła w życie 1 lipca 2021 r.

Podstawowym obowiązkiem podmiotu leczniczego jest przede wszystkim zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwienie jej wykorzystania bez zbędnej zwłoki. 

Jest to szczególnie istotne z perspektywy stale rozwijającej się cyberprzestępczości, toteż wzmożona ochrona systemów informatycznych się niezbędna. Dokumentacja medyczna była również tematem innych naszych wpisów – sprawdź TUTAJ. Dziś zapraszamy do zapoznania się ze sposobami poprawnego zabezpieczenia DM w postaci elektronicznej. 

Kiedy dokumentację uważa się za zabezpieczoną?

Zgodnie z art. 1 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania – dalej jako r.r.z.w.d.:

4. Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych, o których mowa w art. 24 ust. 2 i art. 26 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz innych przepisach prawa powszechnie obowiązującego;

2) są zastosowane metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.”

Co musisz zrobić, aby poprawnie zabezpieczyć EDM? (zgodne z wytycznymi zawartymi w § 1 ust. 5 r.r.z.w.d.)
  1. Systematycznie szacuj i zarządzaj ryzykiem zagrożeń
  •  pamiętaj, że coraz częściej dochodzi do ataków hackerskich!
  1. Opracuj i stosuj udokumentowane procedury zabezpieczenia dokumentacji i systemy ich przetwarzania
  • np. wykorzystaj wzmożoną identyfikację osób sporządzających dokumentację poprzez kilkuetapowe logowanie się.
  1. Stosuj aktualne środki bezpieczeństwa adekwatne do współczesnych zagrożeń
  •  np. dobrą praktyką jest wyizolowanie pomieszczeń o tzw. „podwyższonym standardzie bezpieczeństwa danych”, gdzie sporządzasz dokumentację. Pamiętajcie, że gabinet lekarski nie jest na to najlepszym miejscem, gdyż jak sami dobrze wiecie – często pacjent zostaje pozostawiany tam sam.
  1. Dbaj o aktualizację oprogramowania
  •  oprogramowanie powinno dawać możliwość digitalizacji, czyli zmiany postaci dokumentacji medycznej z papierowej na elektroniczną.
  1. Na bieżąco kontroluj funkcjonowanie zabezpieczeń oraz oceniaj ich skuteczność
  • np. uskutecznienie metody logowania, która po kilku nieudanych próbach logowania zablokuje dane konto użytkownika.
  1. Przygotuj plan przechowywania dokumentacji w długim czasie
  • np. stosowanie alternatywnych źródeł zasilania, takich jak generator prądotwórczy, aby w razie jakiejś usterki nie stracić dostępu do EDM.
Jak zapewne sami dobrze wiecie – obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej spoczywa na Was od 1 stycznia 2021 r.

Pamiętajcie, że forma papierowa dokumentacji stanowi wyjątek i można ją zastosować jedynie w dwóch przypadkach:

  1. Gdy tak stanowi konkretny przepis 
    np. karta zdrowia dziecka lub karta porodu może być prowadzona w formie papierowej na mocy ww. rozporządzenia.
  2. Gdy warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie DM w formie elektronicznej
    np. gdy nastąpiła usterka zasilania.

Jednym z czynników składających się na prawidłowe prowadzenie dokumentacji medycznej jest właśnie jej poprawne zabezpieczenie. Należyta staranność – także w zakresie techniczno-organizacyjnym – może stanowić dla Was ochronę w postępowaniu karnym lub dyscyplinarnym oraz przeciwdziałać niesłusznym roszczeniom pacjentów. Mamy nadzieję, że dzisiejszy wpis będzie dla Was pomocny!

 

FacebookLinkedInEmailPrint

Zakaz restrykcyjnego ograniczania odwiedzin w szpitalach – rekomendacje RPP

Rzecznik Praw Pacjenta w komunikacie z dnia 18 maja 2022 r. wskazał na zakaz restrykcyjnego ograniczania odwiedzin w szpitalach, podkreślając iż „z uwagi na zmniejszenie zagrożenia epidemicznego oraz zniesienie stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, utrzymywanie przez szpitale restrykcyjnych ograniczeń w korzystaniu z praw pacjenta może stanowić praktykę naruszającą zbiorowe prawa pacjentów”. 

 
Jak dobrze wiecie – podczas stanu epidemii możliwe było – oczywiście w granicach prawa i rozsądku – ograniczanie pewnych praw pacjenta. Jednym z praw, które były ograniczane to prawo pacjenta do odwiedzin w szpitalu (art. 33 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – dalej jako „Ustawa”).  Niemniej w związku z odwołaniem stanu epidemii Ministerstwo Zdrowia wraz z Głównym Inspektorem Sanitarnym zdecydowało się na ustanowienie Rekomendacji z dnia 28 kwietnia 2022 r. [ZOBACZ] jednocześnie wskazując na zakaz restrykcyjnego ograniczania odwiedzin w szpitalach.
Zgodnie z nią, rekomenduje się:
  1. umożliwianie odwiedzin jednoczasowo przez 1 osobę, a w szczególnych sytuacjach – 2 osoby;
  2. zgodnie z możliwościami organizacyjnymi podmiotu leczniczego, określenie przedziałów czasowych dla odbywania odwiedzin w ciągu dnia i ograniczenie czasu trwania odwiedzin, w celu zmniejszenia ryzyka gromadzenia się osób w jednym pomieszczeniu oraz umożliwienia regularnego czyszczenia i dezynfekcji powierzchni w tych pomieszczeniach;
  3. umożliwienie osobom odwiedzającym umycie rąk wodą z mydłem lub dezynfekcji rąk niezwłocznie po wejściu przez nie do podmiotu leczniczego;
  4. aby przed wykonaniem czynności pielęgnacyjnych przy odwiedzanym pacjencie osoba odwiedzająca uprzednio (bezpośrednio przed kontaktem) dokładnie umyła lub zdezynfekowała ręce;
  5. aby personel podmiotu leczniczego regularnie wietrzył oraz czyścił i dezynfekował pomieszczenia, w których odbywają się odwiedziny;
  6. aby osoby z objawami infekcji nie odwiedzały pacjentów, w szczególności pacjentów z obniżoną odpornością niezaszczepionych przeciw COVID-19 oraz bez historii przebycia zakażenia wirusem SARS-CoV-2 w ciągu ostatnich 180 dni – z wyjątkiem sytuacji szczególnych, które powinny być określone przez kierownika podmiotu leczniczego (np. w przypadku wizyt pożegnalnych u pacjentów).

Uwaga! Odwiedziny nie mogą zostać ograniczone do wybranych dni w tygodniu oraz konkretnych godzin! Przykładowo nie można ustalić jako jedynego dnia odwiedzin poniedziałku – w godzinach tylko od 12:00 – 14:00.

Co bardzo istotne Rzecznik Praw Pacjenta uznał utrzymywanie przez szpitale restrykcyjnych ograniczeń w korzystaniu z praw pacjenta za naruszenie zbiorowych praw pacjentów!
Jakiś czas temu opublikowałyśmy dla Was zbiorczy post dotyczący różnych stanów faktycznych, które zostały uznane przez Rzecznika Praw Pacjenta za naruszenie zbiorowych praw pacjenta [ZOBACZ]. Podkreślałyśmy tam, iż zgodnie z art. 68 Ustawy – brak dostosowania się do decyzji Rzecznika w kwestii zaprzestania stosowania tego rodzaju praktyk, może skutkować nałożeniem na podmiot kary pieniężnej do 500 000 zł.
Tak też jest w tym przypadku – na podmiot, który będzie praktykował ograniczenia odwiedzin pacjentów przebywających w szpitalu może zostać nałożona w drodze decyzji administracyjnej kara do 500 000 zł.
 
FacebookLinkedInEmailPrint

Analiza Przypadku #10

Stan faktyczny:

Pani A. (lat 31) zdecydowała się na prowadzenie ciąży przez lek. Z. świadczącego usługi w ramach podmiotu leczniczego NZOZ Centrum Medyczne w X. 

Pani A. zgłosiła się na pierwszą wizytę do ww. lekarza w dniu 28.08.2016 r. w 7 tygodniu ciąży. Na kolejnej wizycie w dniu 19.09.2016 r. pacjentka zgłaszała lekarzowi prowadzącemu ciążę brunatne plamienia, które lekarz uznał za normalne na tym etapie ciąży.

Kolejna wizyta miała miejsce 27.09.2016 r. Wizytę tę poprzedziło wykonanie tego samego dnia badań prenatalnych. Z badań tych pacjentka dowiedziała się, że jej ciąża jest nieprawidłowo zlokalizowana – nastąpiło odwarstwienie kosmówki 22/44 mm, zaś szyjka macicy miała 15 mm długości. Lekarka wykonująca badanie prenatalne zaleciła pacjentce niezwłocznie konsultację z lekarzem prowadzącym ciążę. W tym samym dniu Pani A. udała się na wizytę do lek. Z. Po zapoznaniu się z wynikami wykonanych badań prenatalnych i wykonaniu dodatkowych badań stwierdził niską lokalizację ciąży i przepisał pacjentce luteinę, po czym odesłał pacjentkę do domu. Wyniki badań USG przeprowadzonych przez lekarza wskazały, że szyjka w godzinach wieczornych miała 15 mm. Następna wizyta ustalona została na 14 tydzień ciąży.

Z uwagi na obawy dotyczące przebiegu ciąży pacjentka w dniu 03.10.2016 r. zgłosiła się do Wojewódzkiego Szpitala w X, gdzie została przyjęta do Kliniki Położnictwa i Ginekologii. Jako rozpoznanie wskazano: 12 tygodniowa ciąża szyjkowa. Po wykonanych badaniach okazało się, że stan pacjentki zagraża jej życiu i konieczne jest natychmiastowe przerwanie ciąży. W trakcie tygodniowego pobytu w domu, po wizycie u lek. Z u Pacjentki rozwinęło się łożysko, zaś szyjka macicy w dniu przyjęcia do szpitala miała około 13 mm długości i 9 mm szerokości. Łożysko wrosło się w ścianki szyjki macicy.

W dniu przyjęcia do Szpitala pacjentkę operowano, jednakże z uwagi na fakt, że łożysko wrośnięte było w szyjkę macicy, nie udało się go usunąć. Pacjentka z martwym płodem ponad dwa miesiące przebywała na oddziale Położnictwa i Ginekologii Wojewódzkiego Szpitala w X. W okresie tym pacjentce podawano między innymi metotrexat, by możliwe było usunięcie martwej ciąży. Pacjentka korzystała również z pomocy psychologicznej oraz psychiatrycznej.

Zabieg embolizacji tętnic macicznych i ewakuacji ciąży szyjkowej, wyłyżeczkowania kanału szyjki macicy wykonano w dniu 13.12.2016 r. W dniu 21.12.2016 r. wypisano pacjentkę do domu z zaleceniami: kontroli u lekarza prowadzącego z wynikiem badań hist- pat.

W styczniu 2017 r., pojawiło się krwawienie z dróg rodnych i konieczna była reoperacja wyłyżeczkowania kanału szyjki macicy, która miała miejsce 08.01.2017 r. oraz dwukrotne przetaczanie krwi. Ostatecznie pacjentka wypisana została ze szpitala w dniu 22.01.2017 r.

Z uwagi na fakt, że pacjentka w trakcie pobytu w szpitalu musiała stale leżeć, zdiagnozowano u niej: niewydolność żyły odpiszczelowej oraz niewielkie żylaki na podudziu kończyny lewej, oraz pogłębioną lordozę lędźwiową, pogłębioną kifozę piersiową oraz skrzywienie z rotacją trzonów kręgów.

W dniu 03.08.2017 r. pacjentka poddała się operacji usunięcia żyły odpiszczelowej lewej metodą Babcocka, usunięcia żyły Giacominiego oraz usunięcia żylaków goleni lewej. Zabieg wykonano w Prywatnym Centrum Medycznym w R.

 

Stanowisko Pełnomocnika Pani A.:

Pełnomocnik Pani A. zarzucił dr Z. że:
  • nie zdiagnozował niewłaściwego położenia ciąży w trakcie wizyt Pacjentki w dniu 28.08.2016 r. i 19.09.2016 r.;
  • odesłał Pacjentkę do domu po wizycie 27.09.2016 r. i przepisał jej leki podtrzymujące ciążę, zamiast niezwłocznie skierować ją do szpitala, z uwagi na fakt niewłaściwej lokalizacji ciąży.

Pełnomocnik wskazał, że powyższe spowodowało, że ciąża nadal rozwijała się. Pacjentka zgłosiła się do szpitala tydzień później już w stanie zagrożenia życia, zaś jej dalsze leczenie było długotrwałe i dramatyczne – m.in pacjentka ponad dwa miesiące nosiła w sobie martwy płód. Wobec powyższego Pełnomocnik wniósł o wypłatę na rzecz Pani A. zadośćuczynienia w wysokości 200 000,00 zł. Sprawa została zgłoszona do ubezpieczyciela dr. Z.

Stanowisko Pełnomocnika doktora Z.

W odpowiedzi na postawione zarzuty, Pełnomocnik dr Z wyjaśnił, iż w trakcie wizyt u dr Z. wykonano 3 krotnie badanie USG, co jest procedurą ponadstandardową, gdyż zgodnie z zaleceniem Polskiego Towarzystwa Ginekologicznego, pierwsze badania USG powinno się wykonać dopiero w okresie 11- 14 tygodni ciąży. W trakcie badań pacjentki wysunięto podejrzenie nieprawidłowości w przebiegu ciąży, dotyczące nieprawidłowej lokalizacji, w związku z tym pacjentkę skierowano na dodatkowe badania prenatalne celem weryfikacji.

Powikłanie, które wystąpiło u pacjentki, jest niezwykle rzadkie, stanowi około 0,1-0,2% wszystkich ciąż ektopowych (pozamacicznych), które z kolei stanowią około 2% wszystkich ciąż. Pełnomocnik podkreślił, że większość ciąż tego rodzaju stwierdza się u pacjentek po uprzednich cięciach cesarskich, co dodatkowo obniża ryzyko jej wystąpienia u pierworódki. W związku z tym, postawienie rozpoznania ciąży o nieprawidłowej lokalizacji jest bardzo trudne i często wieloetapowe. Sposób postępowania z pacjentką ambulatoryjnie był prawidłowy, tym bardziej, że brak jest w dostępnym piśmiennictwie, standardów postępowania w przypadku ciąży o nieprawidłowej lokalizacji w macicy. Jednocześnie Pełnomocnik stanął na stanowisku, że długość pobytu pacjentki w szpitalu związana była z ciężką patologią ciąży, a nie z czasem, w którym postawiono rozpoznanie. Zróżnicowanie pomiędzy ciążą o niskiej lokalizacji, a zagrażającym poronieniem jest bardzo trudne. Z tego powodu zalecono pacjentce wykonanie kontrolnego badania USG za około 2 tygodnie od ostatniej wizyty.

Opinia biegłego

Dysponując powyższymi wyjaśnieniami oraz dokumentacją medyczną Pani A. w celu ustalenia czy postępowanie dr Z. było prawidłowe i zgodne ze sztuką lekarską wystąpiono o opinię medyczną sporządzoną przez specjalistę położnictwa i ginekologii.

Opiniujący stwierdził, że dr Z. udzielił prawidłowo świadczeń medycznych Pani A.

W trakcie 3 wizyt wykonał 3 badania usg. Zachował się bardzo profesjonalnie – udzielił świadczeń ponad standard. Opiniujący podał, że plamienie o którym wspomina Pełnomocnik, może się zdarzać w ciąży wczesnej i może to być reakcją na implantację jaja płodowego. W trakcie badań wysunięto podejrzenie nieprawidłowego rozwoju ciąży. Zlecono badania prenatalne usg I trymetru, które potwierdziło niskie posadowienie ciąży. Lekarz wystawił skierowanie do Szpitala w dniu 27.09.2016 r. o treści „C1, 11 tyg. zagrażające poronienie ciąży o niskiej lokalizacji w macicy”. Opiniujący podał, że nie jest winą lekarza, że pacjentka zgłosiła się tam dopiero w dniu 03.10.2016 r.

Lekarz orzecznik podał, że ciąża szyjkowa jest rzadką patologią pośród ciąż ektopowych, początkowo może rozwijać się jak prawidłowa w dolnej części jamy macicy zwłaszcza w swych początkach. Potem stopniowo migruje w kierunku kanału szyjki powodując powiększenie szyjki i zmieniając jej anatomię. Rozwój trofoblastu – protoplasty łożyska -zachowuje się jak nowotwór naciekający okoliczne tkanki. Opiniujący wyjaśnił ponadto, że rozwój ciąży pozamacicznej szyjkowej przypomina rozwój nowotworu inwazyjnego szyjki macicy. Objawia się intensywnym krwotokiem w razie pęknięcia i bezpośrednim zagrożeniem życia w wyniku upływu krwi.

Jedyną metodą w dobie wiedzy współczesnej jest terminacja ciąży metodą farmakologiczną przy użyciu KCL oraz Metotreksatu. Jest to postępowania długotrwałe, wyczekujące ale bezpieczne pozwalające uchronić macicę przed całkowitym jej usunięciem. Ciąża pozamaciczna jako patologiczna nie zachowuje się tak jakbyśmy tego oczekiwali. Rozwija się w kanale szyjki lub w dolnym biegunie jamy macicy migrując pod wpływem ciążenia w kierunku kanału szyjki nacieka okoliczne tkanki, deformując je, stwarzając obraz zagrażającego poronienie tj. obrazu migrującego jaja płodowego w kierunku ujścia kanału szyjki. Tylko seryjne badania na polu naukowym mogą prześledzić drogę takiej ciąży a jest to niemożliwe w warunkach udzielania świadczeń leczniczych.

Lekarz orzecznik zwrócił uwagę, że nie sposób od pierwszej wizyty rozpoznać patologię. Jednak lekarz zauważył, że ciąża rozwija się nieprawidłowo wydał skierowanie do szpitala. Dr Z. miał skromną wiedzę o pacjentce bo ciąża 11 tyg. jest bardzo niewielka. Upływ czasu i warunki szpitalne oraz możliwość konsultacji między lekarzami stwarzała większe możliwości w ustaleniu ostatecznego rozpoznania i wyboru właściwej metody leczenia.

W ocenie opiniującego dr Z. postąpił prawidłowo kierując pacjentkę do Szpitala w dniu 27.09.2016 r. Tym samym w opinii lek. orzecznika brak jest związku przyczynowego pomiędzy postępowaniem lekarza a następstwami zdrowotnymi Pani A.

Rozstrzygnięcie 

Wobec braku wyczerpania wszystkich przesłanek odpowiedzialności deliktowej Ubezpieczyciel dr Z. odmówił uznania odpowiedzialności i wypłaty jakichkolwiek świadczeń.

 

FacebookLinkedInEmailPrint

REJESTR UMÓW – nowy obowiązek podmiotów leczniczych

Od 1 lipca 2022 r. na wybrane podmioty lecznicze zostanie nałożony obowiązek uzupełniania Centralnego Rejestru Umów. Stanie się tak na mocy ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, która zmieni m.in. ustawę o finansach publicznych.

Pamiętajcie, że obowiązek rejestracji dotyczyć będzie wszystkich umów zawartych od stycznia 2022 r.

Centralny rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych prowadzi Minister Finansów w formie systemu teleinformatycznego (rejestr będzie dostępny w internecie od 01.07.2022). Na stronie rządowej znajdziemy przykład rejestru umów zawartych przez Ministra Aktywów Państwowych.  Dane do rejestru wprowadzają dyrektorzy podmiotów leczniczych (lub osoby przez nich upoważnione).

  1. Na które podmioty lecznicze został nałożony obowiązek?

Obowiązek prowadzenia jawnego rejestru umów dotyczy jedynie podmiotów leczniczych, będącymi jednostkami sektora finansów publicznych:

  • Jednostki budżetowe
  • Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ)
  1. Jakie umowy należy rejestrować?

Wyróżniamy trzy warunki dla umów, które muszą zostać spełnione ŁĄCZNIE:

  • mogą podlegać udostępnieniu na podstawy ustawy o dostępie do informacji publicznej
  • wartość przekracza 500zł
  • nie nadano im klauzuli „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne”, „zastrzeżone”.

W związku z tym będą to przykładowo umowy:

– z Narodowym Funduszem Zdrowia

– z Ministerstwem Zdrowia

– o świadczenie usług

– o podwykonawstwo

– o roboty budowlane

– darowizny

Pamiętajcie, że umowy cywilnoprawne (np. kontrakty lekarskie) oraz umowy pracownicze podlegają dostępowi publicznemu, toteż również należy je zarejestrować od 1 lipca 2022 r. (jeśli przekroczą wartość 500 zł oraz nie nadano im klauzuli tajności).

  1. Jakie są wymagania dotyczące rejestru umów?

Do ustawy o finansach publicznych z dniem 1 lipca 2022 r. zostanie dodany art. 34a, który w określi wymagania dot. rejestru. Zgodnie z nim rejestr obejmie takie dane jak np.

  • datę i miejsce zawarcia umowy;
  • okres obowiązywania umowy;
  • wartość przedmiotu umowy;
  • informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Poza tym Centralny Rejestr Umów ma być prowadzony bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.

  1. Kary za niezarejestrowanie umów

Odpowiedzialność karna za niedokonanie obowiązku spoczywać będzie na kierownikach jednostek sektora finansów publicznych, czyli na dyrektorach podmiotów leczniczych (lub na osobach, które są uprawnione do kierowania podmiotem i jego reprezentacji na zewnątrz).

Kto zignoruje obowiązek rejestracji lub poda w rejestrze fałszywe dane podlegać będzie karze:

  • Grzywny,
  • Karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Jak widzicie, zaniechanie obowiązku wprowadzania danych do do rejestru umów prowadzić będzie do poważnych konsekwencji prawnych, w związku z czym poinformowałyśmy Was o tym fakcie niezwłocznie. Miejcie to na uwadze i dobrze przygotujcie się do 1 lipca 2022 r., aby uniknąć sankcji.

 

FacebookLinkedInEmailPrint

Strona 1 z 39

KONTAKT

Kancelaria Adwokacko-Radcowska
"Podsiadły-Gęsikowska, Powierża" Sp. p.

ul. Filtrowa 61/3
02-056 Warszawa

+48 22 628 64 94
+48 600 322 901

kancelaria@prawniklekarza.pl

REGON: 369204260 NIP: 7010795766

AEKSANDRA POWIERŻA

+48 604 077 322
aleksandra.powierza@prawniklekarza.pl

KAROLINA PODSIADŁY-GĘSIKOWSKA

+48 735 922 156
karolina.podsiadly@prawniklekarza.pl